Diplomatic Economic Club

Diplomatic Club » Организация мероприятий  

Организация мероприятий 04.01.2013 (13366)

Организаторы мероприятий, event-management, делятся некоторыми примерами своей деятельности, которые помогут даже минус превратить в плюс.

Встреча в Дипломатическом Клубе
Встреча в Дипломатическом Клубе
Надо быть готовым, что могут подвести все.

Подведут даже те, кто никогда не подводит – поставщики, подрядчики, клиенты, руководство. Если все идет по плану – это как раз чудо. Такое отношение позволит не переживать в чрезвычайных ситуациях.
Иногда подводят из лучших побуждений или излишней старательности.

Представьте, крупное мероприятие, ограниченный бюджет. Договорились, что в дни, когда в меню свинина, мусульманам подадут курицу. Помощник должен сказать на организационном собрании «Те, кто не ест свинину, сообщите организаторам, вам подадут курицу» и обобщить количество.

Просто, да? А вышло так: девушка вышла на сцену и очень вежливо сказала: «Пожалуйста, те, кто соблюдает ограничения в диете по религиозным соображениям, подойдите, мы учтем ваши предпочтения».
А дело было в апреле, перед Пасхой. Помимо мусульман, не едящих свинину, подошли: православные, соблюдающие Великий пост; армяне, соблюдающие пост не так, как православные; грузины, которые тоже соблюдают пост по-своему; украинские католики, которые пост не очень соблюдают, но тоже хотели бы, а также еврей, который попросил кошерную еду.

Или.
Очень добросовестный охранник не пустил на показ мод владельца выставочного комплекса, в котором мероприятие проходило. Владелец - известный человек, в рейтинге крупнейших бизнесменов. Но в лицо охранник его не знал, а пригласительного у него не было.

Доверяй, проверяй, записывай, оформляй договоры и контролируй.

Люди действительно забывают, о чем с ними договаривались. Или неправильно вас понимают. Бывает, что «провалы в памяти» приводят к тому, что вам выставляют счет в разы выше. Если есть документы – проще будет с этим разобраться.

Важно также знать, кто за что отвечает – и не просто «фирма АБВ», а конкретно человек и его контакт.

Знать тонкости внутреннего оформления бумаг заказчика. Например: оформил все возможные документы на тест-драйв нового автомобиля. Вот только забыл оформить разрешение на бензин в баке – счел само собой разумеющимся. И на проходной его остановили.. тест драйв под срывом...

Знать своих субагентов.

Часто субагенты стоят дорого, потому что они того стоят. Не придется заботиться о мелочах и нанимать дополнительный персонал.

Цена не всегда гарантия качества.
Например: в очень дорогом отеле на банкет выставили только половину оплаченного заранее алкоголя. Пришлось потребовать вторую половину. И что? На второй день они поставили 4 из 12 бутылок шампанского.

Танцы на Кипсале
Танцы на Кипсале

Многие компании сами организуют мероприятия, а опыт поможет сделать их более эффективными.

Поставить себя на место гостя.

Полезно провести «ролевую игру» перед мероприятием.
Назначаются гости по типу приглашенных: «менеджер едет на автобусе», «руководитель отдела приезжает на машине», «директор на машине с водителем». А дальше "менеджер" рассказывает о своем участии в мероприятии с момента, когда он о нем узнал: «получил приглашение по электронной почте». И тут у вас вопросы, как вы узнаете его маил? Есть база? Связаться через социальные сети? Какие? и тд.

Если директор приезжает на машине? Как доставить пропуск водителю? Если машина припаркована далеко, кто проводит до входа? Если погода плохая? и т.д.

Хорошо, все зашли внутрь. Чем они могут заняться? Пойти каждому в свою зону? А как они о ней узнают? Будут ли указатели или им расскажут и проводят?

В процессе ролевой игры выясняется масса мелких деталей, о которых никто не подумал.

Не стоит рассчитывать на сознательность взрослых людей. Люди забывают, теряются, не знают, не думают о банальных вещах.

Встреча в Дипломатическом Клубе
Игра в гольф. Если машина припаркована далеко, кто проводит до входа?

Например: семинар для профессоров в Голландии. Взрослые уважаемые люди, они ведут себя как дети – теряют ручки, забывают тетрадки. Кто-то решил покурить в неположенном месте, а когда его застукали, спрятал сигарету в рукав, прожег дорогой пиджак и целый день на всех дулся.

Непредвиденные расходы.

Клиенты считают, что у профессионала не должно быть непредвиденных расходов, потому что профессионал должен предусмотреть все. Это не так, непредвиденные ситуации бывают всегда.

Предусмотреть все теоретически можно – если все продублировать. Но стоить это будет в разы дороже. Лучше написать клиентам перед мероприятием emergency list – список мест, вызывающих повышенный риск и пути уменьшения риска, когда есть разный бюджет.

Например, клиент просит 300 кв.м проекционных площадей. И много техники. А чем больше техники, тем больше вероятность, что она выйдет из строя. Можно всю технику продублировать. Разумеется, это стоит дорого. Можно заказать несколько запасных проекторов и держать техника. Пусть клиент сам выбирает вариант, исходя из своих возможностей.

Держи голову в "холоде"

Паника никак не поможет решить вопрос, а организатор с озабоченным лицом вызывает не положительные эмоции. Организатор должен быть спокойным и даже по телефону на публике говорить расслабленно.

"Эпик фэйл" можно превратить в "Эпик вин"

Например: открытие магазина Motorola, VIP приглашенные. Вице-президент не мог приехать, организовывали телеконференцию с Хьюстоном. За день проверили и протестировали все. Вице-президент приехал на работу жутко ранним утром специально для этой конференции. Открытие, общение с журналистами и гостями... и через 5 минут звук хрипит, картинка пропадает. (Потом выяснилось, что IT-директор в Хьюстоне, которому никто ничего не сказал, пришел пораньше на работу и решил загрузить обновления, повесил всю сеть).

Провал? Как выяснилось, нет. PR-менеджер Motorola, вышел и сказал "Вот нам говорят – интернет-интернет. Но для бизнеса, как вы сами видите, технологии передачи голосовых данных до сих пор ненадежны. Ничего надежнее телефонов Motorola быть не может – сейчас я позвоню в Хьюстон по телефону Motorola, и вице-президент продолжит отвечать на ваши вопросы".
На экран вывели фотографию вице-президента, конференция прошла на ура.

На самом деле выход есть всегда, надо вздохнуть три раза и сделать!




Дайджест Организация мероприятий

Views: 13366


По теме


Выставки. Рига  Дайджест  Интервью. Мнения  Интересно  Члены Клуба - в странах Балтии  



Home  ::   Правовая информация

© 2005-. Diplomatic Economic Club. Использование фотографий с разрешения владельца. Использование материалов с указанием гиперлинка
Хостинг предоставлен A/S Balticom

Рига Москва Париж Маракеш Хельсинки Минск Киев Цюрих Братислава Прага Будапешт Кишинев Варшава Брюссель Лондон Триполи Вена Кишинев Вильнюс Таллинн Санкт-Петербург Ужгород Алматы Адис-Абеба Эр-Рияд Шанхай