Чем заняться или как сделать участие в выставке полезным

Практика работы на выставках. Информация от участников, PR агентств, выставочных компаний. Рекомендации носят информативный характер…, а тот кто владеет информацией, тот …

Выставка — это эффективный инструмент маркетинга, после которого ощущают реальную пользу.  
Это возможность продемонстрировать товары и услуги в выгодном свете огромному количеству клиентов.
NOTE Этот шанс дается не только вам, но и другим участникам!

   

Мероприятия по подготовке к выставке

В плане подготовки к выставке есть два ключевых момента: цель участия и бюджет.
Потребуется составить список ВСЕГО, что необходимо. Например: «аренда стенда – стоимость — 10… тысяч, …» и … «средства для полировки стола». Всё правильно: на выставке нет мелочей.
Даже если вы выставляете самую лучшую продукцию на самом лучшем стенде, а у стендистов закончились визитные карточки или  прайс, выставка будет вами проиграна.

Список можно сделать в виде таблицы:

План используется как обоснование выставочного бюджета, как график выполнения, как временные затраты на персонал по подготовке к выставке.

Рассмотрим основные мероприятия, выбирайте то, что подходит для вашего профиля и задач, решаемых на выставке.

Установление контактов с организатором выставки, аренда стенда

Для основы дизайна можно использовать стандартные конструкции и мебель, предлагаемые организатором. Свою мебель, другие специальные конструкции, предлагаемые фирмами по обустройству выставок, также можно использовать.

Организатор выставки предлагает как правило на небольшие площади аренды, стенд с застройкой (на площади уже есть стены и карниз/фризовая панель стенда).
Конфигурация стенда :
Открыта одна сторона для посетителей
Открыты две стороны
Открыты три стороны
«Островной стенд» — открыты все стороны для посетителей.
Такую площадь берут или со стандартной конструкцией, например карниз по периметру стенда, или комната внутри площади, или строят по индивидуальному дизайну.

Привлекательность стенда стоит на первом месте. Смело можно использовать возможность надстроить над стендом дополнительную конструкцию, повесить банеры и т.д. чтобы было видно с  разных мест выставочного зала (по согласованию с организатором и оплату).

Если Ваша задача на выставке – поддержание имиджа предприятия и оптовые  контракты – не надо показывать все образцы продукции. Важно сделать стенд стильным  и удобным для переговоров

Если Вы  планируете дефиле, конкурсы, презентации необходимо арендовать бОльшую площадь, чтобы посетители не толпились в проходе

Если вы планируете прямые продажи — продумайте дизайн, чтобы стенд не был похож на киоск на рынке. Посетителям должно быть удобно, а ваша задача – заставить их запомнить название вашей фирмы

В дизайне стенда не бывает мелочей.
Коробки из-под образцов и верхняя одежда на спинках стульев могут испортить даже самый «креативный» дизайна

В дизайнерском решении для стенда актуален минимализм: элегантный стенд из дорогих конструкционных материалов, качественное освещение, стильный и  полноцветный плакат на задней стенке, минимум декоративных элементов

Дизайн и строительство стенда –  дорогое и сложное мероприятие, экономить надо на этом, но смотря какое ваше положение на рынке.

Рекламная кампания, подготовительная работа до выставки

Помимо технических мероприятий для участия компании на выставке, существуют и маркетинговые ходы, которые всегда должны быть в плане подготовки к выставке и в рекламном плане вашей компании на год.
Например:

Собираетесь предложить что-то новое на выставке — проведите пресс-конференцию

Реклама в СМИ своих товаров и  услуг, указывая конкретную выставку

Отправьте бесплатные пригласительные билеты на выставку своим партнерам и клиентам (билеты заранее приобрести у организатора)

Сообщите в рассылке о вашем участии в выставке и приглашении посетить стенд

Позвоните важным клиентам/партнерам и лично их пригласите, назначьте время встречи.
Это лучше, чем приглашения по электронной почте. Назначив определенное время встречи, им ничего другого не останется, как прийти

Всегда интересуйтесь у организатора, какие V.I.P. будут участвовать в открытии,  в официальном осмотре экспозиций.
Попросите включить Ваш стенд в осмотр делегациями экспозиции, соответственно всё подготовив, в т.ч. сувениры.
* «сарафанное радио» еще никто не отменял

Заявитесь по своему профилю на параллельные мероприятия выставки.
Запросите организатора о возможности участия вашей рекламной продукции в этих мероприятиях.
Станьте спонсором или партнером одного из мероприятий
* это всё индивидуально, зависит от задач компании

Используйте  рекламу в каталоге выставки, например лого рядом с названием компании.
* часто это размещение стоит не так много, но листая или просматривая электронный каталог, посетитель обратит внимание на картинку на странице

Используйте свой сайт, размещайте на нем материалы, новости, фотографии о том, что собираетесь участвовать на выставке и на каких уже были.
* для потенциальных партнеров это один из показателей стабильности  компании, которую можно получить открытым способом

Подготовьте для клиентов/посетителей семинар, презентацию продуктов, услуг

Раздаточные материалы.
* действует правило: лучше перестараться, чем стоять с улыбкой

Работа на выставке

Во время выставки проводите какие-либо акции, что-нибудь живое и необычное. Причем ключевое слово — необычное. Это важно как на малых стендах так и на больших.
* фантазия не ограничена: шоу, концерт, известная личность, видеоигра, тренажер (!), бесплатный кофе и т.д. Всё зависит от потребности привлечения внимания к вашему стенду

«Розыгрыш призов», лотерея (этот вид точо должен быть согласован с организатором, не забывайте о законе о провдении лотерей), акция, раздача образцов продукции.
Это можно делать не только на стенде, но и на остальной территории выставки, согласовав с организатором. На входе в павильон девушка с крокодилом и с листовками, на которых указан номер Вашего стенда и тд.
Девушки на ходулях, мужчины в ластах,  майки с фирменной символикой….
на весах желающие взвешивают свои сумки, себя. Полученный вес записывается на стикер с логотипом и наклеивается на объект.
Пригласить  известного человека. Организовать брифинг и позвать на стенд журналистов.

Обратная связь.
Фактически выставка является реальным местом, где руководители сами увидят взаимоотношения: компания — продукт — услуга — клиент- партнер — случайный потребитель — конкурент
Это не статистические исследования, это срез жизни. Точнее выражается эта мысль словами директора из известного фильма: «Ты видишь жизнь только из окна моего персонального автомобиля, клянусь, честное слово!»

«Гостевая книга» — электронная, печатная для отзывов и впечатлений от стенда, продукции.
* в последствии сотрудники вашей компании смогут прочитать её.
Часть отзывов можно разместить на своем сайте
«Карточка посетителя» -анкета — должна быть простой и не требовать много времени для заполнения. Что вам важнее знать о посетителях.
* сейчас часто используют электронные носители для такого опроса в виде «планшетника»

Как пример обратной связи.
 "Что повлияло на ваше решение посетить стенд нашей компании или выставку?"
□ приглашение по почте
□ электронная рассылка
□  телефонный звонок сотрудника
□ рекомендация коллег
□ анонс участия в выставке на сайте компании
□ реклама на сайте выставки
□  реклама в печатном издании
□ реклама в путеводителе / каталоге выставки
□ акция в павильоне выставки
□ наружная реклама
□ мероприятие на стенде (что привлекло внимание)
□ работа персонала на стенде
□ оформление стенда
□ товары / услуги
□ другое

Рекомендуемый персонал:
Технический (монтаж, демонтаж), стендисты, менеджеры, регистратор (для больших стендов)
* «портье» для стенда очень важная персона. Зачастую компании игнорируют привлечение такого распорядителя, тем самым проигрывая в качестве. По крайней мере такая функция должна быть у кого-то на стенде

Занятые на стенде работники должны быть подготовлены и обладать качествами: активность, коммуникабельность, трудоспособность, выносливость. Не каждому под силу провести целый день на  ногах и в хорошем настроении.

Подробный инструктаж или тренинг всем, кто будет работать на выставке — стендистам, менеджерам, техническому персоналу.
Должны четко понимать, для чего компания участвует в выставке, какие преследует цели.
Менеджерам нужно уметь хорошо представить продукт, ответить на любой вопрос.
Стендистам необходимо иметь общее представление о продуктах,  чтобы заинтересовать посетителя. Они отвечают за привлечение к стенду максимального количества посетителей, должны уметь их встретить, отсеять «охотников» за буклетами и распространителей рекламных материалов, заполнить анкеты.
Распорядитель отвечает за быт, питание, подмену персонала на стенде.
Продумать стиль в одежде.
Хорошо, если стендисты будут одеты в форменные костюмы. Если таковых нет, то в одежде всех сотрудников должна присутствовать какая-нибудь одинаковая деталь, например, футболка, галстук, кепка, платок.
 Целый день провести на ногах, значит всем работающим на стенде иметь сменную обувь.
* находящиеся на стенде работники в прямом смысле лицо компании. Не ешьте, не пейте на стенде!

Для стендиста
Девиз: «Посетитель — прежде всего!».
 Всегда помните об уровне сервиса. Какое у вас настроение и как Вы устали – это интересует только Вас. Постарайтесь расположить к себе визитера вежливым отношением к нему.
Узнайте имя и обращайтесь к посетителю по  имени. Если Вы заняты, то все равно попытайтесь оказать внимание новому посетителю, например, подключите его к Вашей беседе.
Не ждите, когда к Вам обратятся, обращайтесь сами!
Если посетителю покажется, что с ним обошлись невежливо, он автоматически сделает вывод, что и в дальнейшем работники компании будут также невнимательны.
Не кучкуйтесь на стенде !
Мирно беседующие стендисты производят впечатление … занятых, и  захочется ли посетителю их тревожить?
Стендист во время работы — воплощение внимания.
Не сидите, не читайте! Подумайте о том, что со стороны вы выглядите, как человек, который пришел сюда отдохнуть. Захотят ли к Вам обратиться?

* Подумайте о здоровье. Много людей на выставке, сквозняк и тд. Поэтому элементарные вещи:
оксолиновой мазью смазать 2 раза в день нос, на ночь дома 20 гр бальзама на 160 грамм сока черной смородины с двумя дольками апельсина. Подогреть до первых пузырьков. Не взбалтывать :-)

Что необходимо для работы на стенде:

Ручки, блокноты, скотч, ножницы, проволока, отвертка, клей, бумага, посуда, еда, кофе, чай, закуска, лейкопластырь, таблетки от головной боли, рулетка, канцелярская мелочь… и многое другое.

Раздаточные материалы для работы на стенде:

От содержания и качества материалов зависит какое первое впечатление получит клиент о  компании.

Каждый посетитель выставки имеет право получить краткий перечень продукции и визитную карточку.
Этого должно быть в избытке

На больших выставках очень дорого время.
Простой способ избавиться от не целевых посетителей вашего стенда подарить карманный календарь с  логотипом и сказать: «Спасибо, что посетили наш стенд. До свидания», не добаваля при этом распространенное слово «давай»

Папки с  буклетом для важных персон, журналистов, приглашенных вами партнеров
* такие материалы  выглядят так: чтобы «клиент их не  только не выбросил, но и потерять боялся».

информационные материалы:
рекламные брошюры с описанием ;  прайс-листы; каталоги; рекламные листовки, буклеты; визитные карточки (корпоративные, личные)
узнайте,  сколько на выставке бывает посетителей и рассчитайте примерное количество материалов

Для стендиста.
Не раздавайте материалы направо и  налево (исключение — если вы на роликах в зале. См. выше)
Лучше прислать по почте. Узнайте, какая дополнительная информация посетителю нужна и вышлите  сразу же после выставки. Не нагружайте нужного  посетителя непосредственно на стенде.
Пообещав  сделать и выполнив это, вы докажете, что на вас можно положиться. Самое главное — вы получите право повторного  обращения к посетителю после выставки.

Сувениры cделайте полезными, необычными и интересными
должны быть трех видов:
мелкие  и дешевые для раздачи посетителям,
подороже для заинтересовавшихся
дорогие для клиентов и важных персон.
Для, «охотников за сувенирами» приготовьте «мелочь», чтобы иметь возможность сказать им спасибо.  Это, например, могут быть: конфеты в обертках с фирменной символикой, календарики,  стикеры, ручки, блокноты, стресс-болы, брелоки и т. д.

Для стендиста.
 Не выкладывать на стойку сувениры. Разложите на них буклеты, максимум — конфеты, ручки. Сувениры доставать по мере необходимости.
Мелкие сувениры для раздачи посетителям имейте под рукой, а не в шкафу  

На потребительских выставках пользуются спросом различные пакеты. Чем необычный пакет, тем дольше он сохраняется у клиента. Бумажный пакет, выдерживающий груз до 30 кг или веер или лампочка..
Стоит помнить, что рекламируясь  в газете, вы не видите реакции читателя. На выставке это видно
Более дорогих сувениров потребуется меньше.
Кружки, сумки, футболки, коврики, папки и т. д. Сделайте их функциональными.
Дорогие сувениры для специально приглашенных гостей, для постоянных клиентов, для важных персон должны быть из дизайнерского ряда, и их количество определяется для каждой конкретной выставки.

Логистика до, во время и после выставки

Если выставка проходит в другой стране, то логистика становится важным пунктом: всё бесполезно, если стенд и образцы опоздают к началу выставки. Необходимо помнить о страховании рисков и таможенном оформлении.

По регламенту выставки есть время монтажа и демонтажа экспозиций.

Разделите отдельно монтаж, дизайн стенда и подвоз образцов, оборудования

Как правило, большинство стендов устанавливают все образцы непосредственно за день до открытия выставки

* Обратите внимание, что общая охрана выставочного зала осуществляется тогда, когда завершается время МОНТАЖА по регламенту выставки.
Поэтому логично оставлять на стенде своего представителя до конца монтажного времени, чтобы дождаться, когда охрана попросит всех выйти из зала.
Аналогично один представитель должен всегда быть на стенде с утра, когда начинается доступ к стендам самих участников. Как правило это за час до общего открытия павильона.
таким образом, вы сможете практически в сохранности иметь свои расходные материалы на стенде.

Получите пропуска для авто. Во время выставки вам тоже понадобится подъезд

Часто на выставках имеется требование — регистрировать количество работников монтажных работ и получать пропуска для этого времени посещения выставочного зала, что не является пропуском во время работы выставки для посетителей.

Предусмотрите, как вы будете доставлять образцы от машины к своему стенду. Тележки для грузов в павильоне не всегда найдешь. И очередь на их использование.

На каждой выставке есть Информационный стенд организатора, куда надо обращаться за решением текущих вопросов

Всегда имейте с собой копии документов по участию в выставке. Хоть все люди хорошие, но без бумаги…. Хотя достаточно и электронной копии в вашем смартфоне или планшетнике.
Это часто необходимо для самих участников, чтобы понять, а был ли заказ.

* в выставочном зале есть кафе. Можно заранее у организатора купить талоны на питание для монтажников и стендистов. Это и дешевле, и забота о сотрудниках

Организация работы непосредственно на выставке

Главный за работу на выставке назначен.

Как правило, первый день выставки для профессионалов и директоров.

Старший на стенде, с учетом опыта предыдущего дня выставки составляет рекомендации по предстоящей работе, на месте проще определить что и как делать.
инструктаж должен происходить на каждом этапе действий на выставке, утром и вечером

Чтобы собрать больше информации за время выставки, работайте на всей выставке. Полезно знать, что и какие предложения в отрасли, по аналогичной продукции, насколько стенды привлекают внимание посетителей.

Каждый стендист должен вести запись о принятом профессиональном посетителе, записать его контакты, обязательно дать специальный сувенир, не тот, который открыто лежит у него на столе, а тот. которые вы специально приготовили для потенциальных клиентов
Когда стендист делает записи, разговаривая с клиентом, это производит хорошее впечатление, он понимает, что вы в нем заинтересованы. Не полагайтесь на память, записывайте всё!
Делайте отметки и на визитках клиента, конечно не в его присутствии
Чтобы заполучить визитные карточки своих посетителей, некоторые компании устраивают в конце дня розыгрыши призов по визиткам. Но это должно быть согласовано с организатором выставки и более того, соответствовать законодательству страны о проведении лотерей.

Анкету посетителя заполняет стендист и дарит после этого какой-либо сувенир.

График работы на стенде нужен, чтобы сотрудники менялись, иначе производительность падает в течение дня. Занятые на выставке, могут работать по полдня, день через день.
Если ваш стенд небольшой, вы не меняете стендистов, то организуйте их мотивацию. У персонала должна быть четкая мотивация.
можно предоставить персоналу выходной за каждый отработанный день. Можно дать бесплатные пригласительные, чтобы члены его семьи, друзья посетили выставку. Можно и талоны на обед представить как мотивацию…
На некоторых выставках проводится торжественный прием для участников. Определенное количество пригласительных билетов входит в стоимость аренды стенда. Вы можете приобрести билет дополнительно у организатора и мотивировать сотрудников.

В первый день работы выставки много важных персон, который участвуют в осмотре экспозиций. Если их путь проходит рядом с вашим стендом, постарайтесь хотя бы сфотографировать или вручить сувенир.
Используйте эти моменты для своей внутренней потребности, укрепления внутри корпоративных отношений. Если вам организаторы предложили принять на 2-3 минуты делегацию, так сделайте это так, чтобы запомнилось всем!

Работа со СМИ во время выставки

Во время выставки вы собираетесь заключить контракт, представить продукт, или есть протокол о намерениях, то организуйте пресс-конференцию.
Не путать с презентацией
Это отдельное мероприятие и отдельная подготовка

Целесообразнее проводить мероприятия в специально предназначенных помещениях, которые есть в выставочном комплексе.
Если решили не проводить специальных мероприятий для прессы, то просто разошлите журналистам приглашения посетить ваш стенд.

*  организуйте интервью с  руководством компании, Давно ли ваш руководитель светился в прессе?

Используйте предложения различных ТВ программ о съемке короткого ролика-интервью на стенде с последующей демонстрацией в какой-то программе. Здесь трудно выбрать. Но если вы используете деньги своего партнера для поддержки и участия в выставке, то этот ролик будет хорошим акцентом на последующие года для поддержки вашего участия в выставках.

Мероприятия после выставки

Продумать как и кто будет обрабатывать результаты выставки, в каком виде вы их хотите получить. скорее всего нужен график для руководителя, а база данных для менеджеров по продажам и тд.

*  современные технологии уже предлагают, когда каждому, кто подходит в радиус видимости вашего стенда, приходит инфо о вас на специальную аппликацию в смартфоне посетителя, а вам, инфо, что такой то посетитель уже находится рядом с вашим стендом. Это же позволит вам узнать сколько прошло рядом посетителей и сколько задержалось на вашем стенде. Одним кликом вы может сразу ему отправить и другие электронные материалы, если посетитель заинтересовался.
В международном выставочном центре в Риге ведется работа по внедрению такой технологии

Обязательно в течении НЕДЕЛИ отправить после выставки  письмо и свои материалы, всем, кто посетил Ваш стенд и оставил контакты
Даже если клиент взял и с собой материалы на выставке.
Эта «обратная» связь позволит вам более конкретнее использовать базу данных, более того, это даже в правилах хорошего тона, когда вы благодарите за посещение вас на выставке.

Стендисты напишут отчет о работе, что понравилось и не понравилось в работе стенда и на выставке, что привлекло их внимание на других стендах, что наиболее удачно работало на вашем стенде.
Это дневник, который поможет правильно оценить выставку и участие в ней.

На стенде происходили конкретны события, проинформируйте об этом организатора, они включат это в пресс-релиз, который пишут после выставки.
*  вы смотрите всегда свой сайт, но вполне реально чтобы упоминание о ваших новостях было на другом сайте — организатора выставки. Нужно всегда устанавливать контакт с менеджером по PR выставки и предоставлять новости своей компании и для них

Сравнить все условия, полученные во время выставки от аналогичных предприятий с вашими.

Провести итоговое совещание
Наметить  участие в последующих выставках
Обязательно разместите на своем сайте материалы с выставки, новости,фотографии. Расскажите что там происходило.

Связывайтесь с организатором и бронируйте место на следующий год, есть всегда скидки за раннюю оплату, а  имя вашей компании будет в списках участников и чаще замечаться другими.

Поощрите участников и работников вашего стенда

Отправьте информацию вашим партнерам о прошедшей выставке и вашем опыте. Чем тверже вы стоите на ногах, тем увереннее и партнеры

Участие в выставке это не просто как очередное рекламное или маркетинговое событие.
Это часть этапа деятельности компании, к которой относятся также, как выполнению повседневных служебных обязанностей на предприятии.
Для большинства компаний можно охарактеризовать так мотивацию — раз в год выйти и пообщаться к посетителям, клиентам, не запрашивая услуг консалтинговых компаний. показать себя и посмотреть на людей. Для многих работа на выставке как полезный праздник: деньги на ветер не уходят!
Конечно все зависит от своих собственных усилий по подготовке и проведению такого выставочного праздника

Анатолий Бутенко , член правления «RTU-BT 1»
Международный выставочный центр в Риге, Кипсала